De relatie tussen een networkingtool en kennismanagement

Een networkingtool is een ruimte (niet fysiek) die erop gericht is om contacten over de denkbeeldige grenzen van afdelingen locaties heen. Hierdoor kunnen de ideeën van individuele mensen makkelijk gecombineerd worden met de kennis en kunde van een groep of afdeling. Bij een networkingtool staat het sociale groepsproces voorop.

De relatie met kennismanagement ligt hem in het feit dat je met een networkingtool kennismanagement mogelijk maakt. Zo kun je bij een networkingtool als de social networkingsite Ning discussies voeren en kun je een profielpagina samenstellen zodat men kan zien waarin iemand gespecialiseerd is. Wanneer een dergelijke tool wordt gemaakt voor op een intranet dan kan men deze functionaliteit gebruiken om kennismanagement toe te passen.

Bronnen:

Bartelings, P. (21 november 2008). Virtuele koffie-automaat jaagt innovatie aan. Informatieprofessional. Geraadpleegd op: 26 november 2008, van: http://www.informatieprofessional.nl/nieuws/index.php?op=details&id=3453

Gool, L. van (2008) ELO-Special #4: Social Networking. Publiekesfeer.nl. Geraadpleegd op: 26 november 2008, van: http://publiekesfeer.nl/artikelen/38/elo-special-4-social-networking.html

Versleijen, A. (januari 2004). Social software en het nieuwe democratische web. Intellectueel Kapitaal, p26-27. Geraadpleegd op: 26 november 2008, van: http://www.ikmagazine.nl/downloads/ik0304p26-31.pdf

De relatie tussen blogs en wiki’s met kennismanagement

Blogs en kennismanagement

Een blog kan bij kennismanagement gebruikt worden als een applicatie ter ondersteuning van samenwerking. Het delen van informatie wordt namelijk vergemakkelijkt door een blog. Zo kan men een groepsblog opzetten als plek om te reflecteren op projecten of om met elkaar in discussie te komen. De blog neemt dan de functie over van de koffie-machine (de babbeltjes aldaar) met als voordeel dat deze op elk moment kan worden bekeken en aangevuld. Met een eventuele archieffunctie kan men de discussies ook nog terugkijken.

Een voorbeeld van hoe een blog kan worden gebruikt in kennismanagement-initiatieven is een blog waarop een senior-consultant (van een adviesbureau) bijvoorbeeld relevante artikelen uit het vakgebied post. Hierop kan dan door de junior-consultants worden gereageerd en ze kunnen er met elkaar over discussieren. Op deze manier hoeft de senior-consultant maar een keer het artikel onder de aandacht te brengen en kan men het artikel en de discussie erover nog een keer terug kijken. Dit is ook een voordeel voor nieuwe medewerkers die op deze manier sneller en makkelijker informatie tot zich kunnen nemen. Men kan op deze blogs ook nog naar elkaar linken waardoor er een blognetwerk ontstaat. Bij sommige blogs is er ook de mogelijkheid om RSS-feeds toe te voegen aan de functionaliteit. Hiermee kan men zich abboneren op nieuwe posts van de blog. Deze posts worden dan automatisch binnengehaald door de RSS-reader. Wanneer men dit doet voor meerdere blogs krijgt men een hele lijst van weblogposts.

Wiki’s en kennismanagement

Wiki’s zijn een onderdeel van communities of practice. In een dergelijke communitie of practice zit een groep mensen die een gemeenschappelijke interesse of probleem delen (prive of zakelijk) en met elkaar interacteren om hun kennis en kunde op dat gebied verder uit te breiden. Het is dus een sociale leertheorie echter wordt de theorie vaak als kennismanagement-benadering neergezet. Omdat op een wiki mensen uit de communitie elkaar aanvullen en verbeteren kan het worden ingezet als kennismanagement-tool. Het verschil met een blog is dat een wiki meestal niet door een persoon wordt onderhouden maar dat iedereen met toegang dingen kan veranderen en aanvullen. Daardoor is het een verzameling van verschillende gezichtspunten en benaderingen. Daarnaast heeft een wiki een netwerkstructuur gebaseerd op de overeenkomsten tussen de onderdelen (inhoud). Een blog is opgebouwd door het toevoegen van posts, de laatste post ziet men als eerst.

Een voorbeeld van hoe een wiki kan worden gebruikt in kennismanagement-initiatieven is door het posten van werkprocessen. Wanneer er in een bedrijf taken op een vaste manier moeten worden uitgevoerd kan men deze werkprocessen op een wiki publiceren. Zo kunnen (nieuwe) medewerkers snel zien hoe ze een bepaalde taak (ook alweer) uit moeten voeren. Mocht er een aanpassing nodig zijn dan kan iedereen deze aanpassing op de wiki posten. Dit kan gedaan worden door iedereen uit de communitie. Maar ook bij projecten kunnen wiki’s gebruikt worden. Als bij een project eerst onderzoek gedaan moet worden naar een bepaald onderwerp omdat de projectleden niet genoeg weten over een bepaald onderwerp kan men de (voorlopige) resultaten op de wiki publiceren. Krijgen andere leden meer informatie of andere informatie dan kunnen ze dit aanpassen op de wiki. Dit zonder discussie op de wiki.

Bronnen:

Jansen, R. & Kloos, M. (2008). Negen gouden regels voor kennismanagement 2.0. Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://www.ikmagazine.nl/index.php?item=1590&resultSearch=blog&sItem=109

Kloos, M. (10 augustus 2006). Comm.unities.of.prac.tice 2.0. How blogs, wikis, and social bookmarking offer facilities that support learning in practice in communities of practice. Geraadpleegd op: 26 november 2008, van: http://www.martinkloos.nl/thesis-M.Kloos.pdf

Versleijen, A. (januari 2004). Social software en het nieuwe democratische web. Intellectueel Kapitaal, p26-27. Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://www.ikmagazine.nl/downloads/ik0304p26-31.pdf

Warmoes, S. (12 november 2005). Hoe helpen blogs onze relaties met kennissen onderhouden. Geraadpleegd op: 26 november 2008, van: http://warmoes.blogs.com/kennismanagement/ict/page/3/

Kennis = Macht ?!

“Klopt!” Zou je kunnen zeggen, want een betere of meer kennis geeft een competitief voordeel. Dit geldt niet alleen wanneer werknemers al ergens werken maar ook bij bijvoorbeeld sollicitaties want men heeft meer kennis. Maar is dit wel zo? De kennis die je vanuit school meekrijgt is eenmalig, daarmee bedoel ik te zeggen dat de kennis niet constant wordt bijgevuld en je dus op eenzelfde niveau blijft hangen. Is deze kennis dan zo waardevol?

“Een goede beroepsbeoefenaar onderscheidt zich niet van een middelmatige door de feitelijke kennis die hij heeft, maar door beter te anticiperen op situaties, door eerder signalen op te vangen, eerder te zien wat relevante informatie is, in staat is deze om te zetten in nieuwe kennis en die te gebruiken voor verbetering en vernieuwing.”(Henk Verbooy)

Nee, dus! Wat wel belangrijk is, is om die feitelijke kennis te gebruiken om nieuwe kennis en inzichten te verkrijgen. Dit gebeurt uiteraard in het bedrijf waar mensen werken en in hun netwerken. Deze nieuwe inzichten en daarmee innovatie ontstaan alleen door het combineren van nieuwe ideeën verkregen door het delen van kennis.

‘Een organisatie die niet investeert in de ontwikkeling van een collectieve ambitie, vergroot daardoor de kans op een ‘kennis = macht’ cultuur met alle negatieve gevolgen van dien.’

Maar deze nieuwe ideeën, ontstaan door het delen van kennis kunnen (gedeeltelijk) ook komen van buiten het bedrijf. Wanneer werknemers samenwerken met mensen van andere bedrijven en disciplines in projecten of anderszins kunnen dus ook nieuwe inzichten en daarmee innovatie ontstaan. De hiermee verkregen kennis van de betreffende werknemer kan gebruikt worden om een voordeelpositie te verwerven of te behouden. Als een bedrijf niet investeert om deze kennis en inzichten bekend te maken in de hele organisatie loopt men het risico op een ‘kennis = macht’ cultuur.

P.S.

In de Harvard Business Review van september 2005 staat een stuk over het delen van kennis. In een onderzoek werd het delen van kennis en informatie door middel van email gemeten. De uitkomsten; wanneer werknemers premies kregen voor individuele prestaties werd er niet veel gedeeld, wanneer een groep premies kregen voor de prestaties van de groep dan werd er veel gedeeld binnen de groep.

Bronnen:

Bongers, L. (november 2004). Kennis als motor van. Intellectueel Kapitaal, p22-26. Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://www.ikmagazine.nl/downloads/ik0404p22-26.pdf

Diepeveen, A. (januari 2005). Leren, kennis en organisatie. Intellectueel Kapitaal, p18-23. Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://www.ikmagazine.nl/downloads/ik0105p18-23.pdf

Leerwiki. (2008). Hoe verbeter ik kennismanagement in bedrijven. Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://www.leerwiki.nl/Hoe_verbeter_ik_kennismanagement_in_bedrijven

Warmoes, S. (16 november 2007). Kennis is Macht! Waarom dan kennis delen? Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://warmoes.blogs.com/kennismanagement/2007/11/kennis-is-macht.html

Warmoes, S. (31 juni 2006). Hoe beïnvloeden premies het delen van kennis? Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://warmoes.blogs.com/kennismanagement/2006/01/hoe_benvloeden_.html

Warmoes, S. & Merlevede, P. (2005). Social Kennismanagement: de vierde golf. Wolters Kluwer. Geraadpleegd op: 25 november 2008, van: http://books.google.nl/books?id=Ik7z6axZ5psC&printsec=frontcover#PPA103,M1

Ik werk voor Servex B.V. dat een dochteronderneming is van de Nederlandse Spoorwegen. Servex is verantwoordelijk voor de formules op alle Nederlandse stations. Ik werk voor de formule Kiosk. Hieronder geef ik twee voorbeelden van de manier waarop kennismanagement wordt gebruikt bij deze organisatie en formule.

Voorbeeld 1:

De statische kennis in een organisatie veroudert niet zo heel snel, een voorbeeld is een werkproces. Bepaalde handelingen moeten door elke werknemer op dezelfde manier worden uitgevoerd. Hierbij maakt het niet uit of de werknemer pas net in dienst is of al jaren voor de organisatie werkt.

Bij de formule C’est du pain worden broodjes verkocht en mede omdat het een formulebedrijf is moeten de broodjes steeds op dezelfde manier bereidt worden. Hiertoe is een technologisch hulpmiddel ontwikkeld. Dit hulpmiddel wordt Sjors genoemd en is een intranetpagina dat op elke locatie geopend kan worden. Op Sjors kan men van het gehele assortiment zien hoe men het dient te bereiden. Ook kan men zien hoe schoon gemaakt dient te worden en hoelang bepaalde producten bewaard mogen blijven.

Voorbeeld 2:

Een ander voorbeeld van kennismanagement is SamSam. Bij SamSam worden medewerkers van verschillende afdelingen bij elkaar gezet om in brainstormsessies verbeteringen te ontwikkelen voor bedrijfsprocedures. Zo heb ik persoonlijk meegewerkt aan de verbetering van de procedure die ging over het tellen van de inhoud van kassa’s. Hiertoe hebben we een nieuwe kassatellijst ontwikkeld. Door deze verbetering is er een besparing gerealiseerd op de tijd die nodig was voor het tellen van de kassa’s. Daarnaast worden er minder fouten gemaakt, voornamelijk door nieuwe medewerkers. De verbeteringen die voortvloeien uit SamSam worden meegenomen naar landelijke vergaderingen. Op deze vergaderingen worden de verbeteringen gedeeld met andere regio’s. Op deze manier kunnen alle locaties profiteren van de verbeteringen.

Mijn definitie van kennismanagement

Wat is kennismanagement? Definities van kennismanagement zijn er genoeg en ze zijn allemaal anders, vanuit verschillende benaderingen en gezichtspunten. Twee redelijk bekende zijn die van Mathieu Weggeman en Jacques Boersma Zo zegt Weggeman; kennismanagement is het zodanig inrichten en besturen van processen in de Kenniswaardeketen dat daardoor het rendement en het plezier van de productiefactor kennis vergroot worden. Boersma heeft het over; kennismanagement is het beleidsmatig en planmatig inzetten, beheren, aanmaken, bijstellen, instandhouden en afbouwen van die kennis die voor een organisatie noodzakelijk is teneinde haar taak goed te kunnen uitvoeren. Beide zijn totaal verschillend maar hebben het naar mijn mening wel bij het goede einde. Zo makkelijk is een enkele definitie dus niet te geven.

De definitie van Boersma vind ik de betere van de twee maar is nog wel erg algemeen in zijn beschrijving. De definitie van Weggeman is naar mijn mening onvolledig. Deze gaat namelijk alleen in op de statische kennis die in een organisatie aanwezig is. Deze kennis veroudert vaak niet zo snel en kan goed gemanaged worden, te denken valt hierbij aan vaste procedures voor taken op het werk. De organisatie kan hiervoor middelen aanbieden. Een voorbeeld hier is een werkbeschrijvingsboek op een openbare schijf van het computersysteem.

Voor dynamische kennis en hiermee bedoel ik kennis die al snel verouderd is, is deze definitie echter niet meer toereikend. Iets wat nu nieuw is, is morgen misschien al weer oud. Deze kennis managen is nutteloos want tegen de tijd dat je het toegankelijk hebt gemaakt is het alweer verouderd. De definitie van Boersma geeft voor de dynamische kennis wel aanknopingspunten. Zo heeft hij het over beleidsmatig en planmatig aanmaken, bijstellen en instandhouden van kennis. Hiermee wordt volgens mij bedoeld dat de kennis die op een bepaald moment nodig is in een organisatie ook daadwerkelijk op dat moment beschikbaar is. Daarnaast zijn zaken als het bepalen van de informatiebehoefte, de toegang tot kennis, ontwikkeling van kennis en de deling, toepassing en evaluatie van kennis uiteraard wel te managen. Met of zonder de hulp van informatietechnologie. Het is dus niet alleen het managen van het aanbieden van kennis maar vooral het managen van de informatie- en kennisuitwisseling tussen de verschillende partijen.

Deze kennisuitwisseling kan op verschillende manieren worden vormgegeven met technologische hulpmiddelen en zonder. Zo word gebruik gemaakt van overleggen en vergaderingen, (bedrijfs-)bibliotheken en projectteams. De technologische hulpmiddelen die gebruikt worden zijn onder andere databases, email, inter- en intranet, groepssystemen en kennissystemen. Ook wordt gebruik gemaakt van technieken om informatie te managen, hierbij kan men denken aan thesauri en classificatieschema’s maar ook aan brainstormsessies.

Concluderend is mijn definitie van kennismanagement; Kennismanagement is door middel van beleid ervoor zorg dragen dat de benodigde kennis beschikbaar en toegankelijk is op de benodigde tijden en plaatsen in de organisatie.

Bronnen:

Apistola, M. (2008). De KM-checklist. Ikmagazine. Geraadpleegd op: 20 november 2008, van: http://www.ikmagazine.nl/share/files/140_905123/IK0804-p28-33.pdf

Jentjens, V. (2002). Kennismanagement-inrichtingsmodel. Geraadpleegd op: 20 november 2008, van: http://www.zbc.nu/main.asp?ChapterID=411

Moore, A. (2008). KM and the Profound Truths. KMWorld. Geraadpleegd op: 20 november 2008, van: http://rps.hva.nl:2679/ehost/pdf?vid=7&hid=116&sid=62a8feb5-d5d8-4573-9913-9a2b311e8122%40sessionmgr102

r102

Wat weet ik al over/van kennismanagement?

Ik weet dat kennismanagement het organiseren van benodigde en beschikbare kennis in een organisatie is. Met kennismanagement willen organisaties ervoor zorgen dat kennis voor het bedrijf bewaard blijft en dat kennis die benodigd is verkregen wordt. Veel bedrijven hebben hiertoe al afdelingen opgezet die zich bezig houden met kennismanagement. Deze zogenaamde kenniscentra’s zijn denk ik alleen vaak veredelde bedrijfsbibliotheken. Op deze afdeling gebeurt wel het onderzoek naar de verschillende informatiebehoeftes en ze zijn ook bezig om bruikbare informatie en kennis te vergaren maar zijn nog erg georiënteerd op het aanbieden van informatie en niet zozeer op het managen van kennis.

Wat zou ik graag willen weten?

Ik zou graag bij verschillende bedrijven gaan kijken om te leren hoe zij omgaan met kennismanagement en dan vooral de concrete uitvoering hiervan. Daarnaast zou ik graag willen weten wat voor deze bedrijven de voordelen en nadelen zijn en zijn geweest ten aanzien van kennismanagement. Ik zou ook graag willen weten hoe het personeel van de organisatie gereageerd heeft op de veranderingen en op het kennismanagement beleid op zich. Ik denk dat ik tijden deze module wel aardig wat te weten kom.